Personalakter
En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun och de kommunala bolagen. Här kan du läsa hur personalakter ska hanteras, förvaras och arkiveras.
Vad är en personalakt?
Kommunala bolag ska upprätta personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar inom kommunens organisation samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden eller framtida utfärdande av intyg eller betyg liksom för pensionsutredningar eller beräkningar.
Hantering och förvaring
Varje kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras på ett säkert sätt, oavsett om akterna är analoga eller digitala.
Avslutade akter skickas till stadsarkivet
Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till Stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till Stadsarkivet.
Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.
Innan arkivering ska verksamheten gå igenom akterna så endast bevarandehandlingar levereras till Stadsarkivet. Läs mer om att leverera pappershandlingar till Stadsarkivet
Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.
Sekretesshandlingar i personalakten
Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. Dessa uppgifter kan ibland hanteras i separata digitala system.
När personalakten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, dvs. skrivas ut från de digitala systemen om personalakten i övrigt är på papper.
Senast uppdaterad:
Publicerad:
Tack för ditt svar!
Berätta gärna vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss. Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.
Om du ändå skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av Kommunstyrelsen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.
Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.
Tack för ditt svar!
Du har nu hjälpt oss att förbättra våra webbplatser.