Den kommungemensamma arkiveringsplanen, KA

Vad är KA?

KA är förkortningen av Den kommungemensamma arkiveringsplanen, som gäller gemensamt för alla kommunala verksamheter och kommunala bolag inom Örebro kommun.

KA är en databas med arkiveringsanvisningar för alla handlingar/digitala uppgifter som finns i Örebro kommun. I KA står det om dessa olika handlingstyper ska bevaras för all framtid eller om de ska gallras (förstöras).

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Örebro kommun. Det är Kommunstyrelsen som fastställer KA.

Utöver KA finns instruktioner för arkivering rörande vissa handlingstyper, och information om hur du praktiskt går till väga med arkivering och gallring.

Bevarande/Gallringsfrist

Om det står "Bevarande" ska handlingarna/uppgifterna sparas för all framtid. De kan levereras till stadsarkivet efter fem år.

Handlingar som får gallras har en gallringsfrist. Det betyder att de kan gallras efter en viss tid, t.ex. två år, fem år eller tio år. Räkna hela kalenderår utöver ursprungsåret. Du får inte gallra kommunens allmänna handlingar/digitala uppgifter om det inte står i KA att handlingarna får gallras.

Exempel: En ansökningshandling som har en gallringsfrist på två år i KA inkom år 2023. Då får den gallras i januari 2026.

KA är ett levande dokument

Stadsarkivet jobbar ständigt med att uppdatera KA. Nya handlingstyper och anmärkningar läggs till allt eftersom verksamheterna förändras och nya handlingstyper uppkommer.

KA innehåller också inaktuella (upphörda) handlingstyper, eftersom det måste finnas gallringsbeslut även på det äldre materialet. Det står då i kolumnen "Anmärkning" att det handlar om en rutin som upphört.

Meddela Stadsarkivet om något i KA behöver ändras

Medarbetare har ansvar att meddela stadsarkivet om det saknas uppgifter, eller om arkiveringsanvisningarna behöver ändras eller uppdateras.

Uppgifterna måste komma in senast den 30 september, för att de ska komma med i nästkommande års uppdaterade KA.

Skicka in ändringsförslag till KA genom formuläret längre ner på sidan.

Söka i KA

KA öppnas i ett nytt fönster. Först möts du av "Söksidan". Där kan du göra en fritextsökning på  handlingsnamn eller delar av handlingsnamn och få träfflistan på sökningen.

Sök gärna på grundstommen av ordet. Huvudregeln för handlingsnamnen i KA är att de står i pluralform (dock inte alltid). Söker du t.ex. "nyckel" får du bara träffar på de ord som innehåller "nyckel", men söker du på "nyck" får du även träff på "nycklar".

KA är uppdelad i verksamhetsområden:

• Allmän administration
• Ekonomiadministration
• Personal- och löneadministration
• Kultur och fritid
• Miljö
• Skola och förskola
• Socialtjänst, omsorg, hälso- och sjukvård
• Teknisk, plan och bygg
• Upphandling
• Överförmyndaren

I "Avancerad sökning" kan du välja att söka handlingstyper inom en vald verksamhet. Läs mer om söktips i hjälpavsnittet nedan.