Gå till innehåll

Leveranser av pappershandlingar

Följ dessa instruktioner när du ska leverera pappershandlingar till arkivet.

Att tänka på

  • Kontakta Stadsarkivet innan du skickar hit leveransen så vi kan ta emot den på bästa sätt.
  • Handlingarna kan levereras tidigast fem år efter att de avslutats i verksamheten, undantag betygsdokument som ska levereras under hösten efter läsårets slut.
  • Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras.
  • Om leveranserna är grovt felaktiga och inte följer nedanstående instruktioner, kommer Stadsarkivet sända tillbaka leveransen till er för att åtgärdas.
  • Är du osäker på hur du ska förbereda leveransen? Kontakta oss!

Arkivbeständigt material

Det du ska arkivera måste hålla och kunna bära information under obegränsad tid.

  • Aktomslag
  • Arkivkartonger, 55 mm breda.
  • Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”.
  • Arkivbeständigt papper, som ska användas för exempelvis betygsoriginal, vissa protokoll och avtal.

Uppfyllda krav enligt Svensk standard SS-ISO 16245:2010 och enligt riksarkivets RA-FS 2012:8/RA-FS 2006:04.

Ta bort skräp så som plastfickor, gem, gummiband, och post-it-lappar från arkivhandlingarna. Unvik att använda häftklamrar.

Vid rensningen ska också dubbletter och papper som inte är allmänna handlingar slängas bort. De handlingar som är allmänna men som ska gallras ska inte heller levereras till Stadsarkivet. Dessa handlingar ska gallras enligt vad som står i arkiveringsplanen.

Ansvarig handläggare bör aktrensa sina egna ärenden och då ta bort allt som inte tillför ärendet något samt sådant som inte är allmänna handlingar.

2.1. Vilken arkivbildare?

Arkiven är strukturerade efter så kallade arkivbildare, dvs det kommunala bolag som informationen har uppkommit i. Arkivhandlingar från olika arkivbildare får inte blandas ihop. Den översta nivån att sortera efter är alltså arkivbildare. Var observant och sortera handlingarna efter rätt arkivbildare först.

2.2. Vilken sorts handlingar är det?

Det är viktigt att olika typer av handlingar inte blandas ihop. Ordna papperen så att samma typer av handlingar och handlingar som innehåller information om samma ämne ligger tillsammans. Exempelvis personalakter för sig, protokoll för sig, projekthandlingar för sig.

2.3. Sortera

Exakt hur papperen ska sorteras sedan är beroende av vilken typ av information de innehåller.
De kan exempelvis sorteras enligt:

  • Alfabetisk ordning. (A överst i bunten, Ö längst ner) Namn sorteras och skrivs enligt Efternamn, Förnamn.
  • Kronologisk ordning (Då överst i bunten, nu längst ner).
  • Personnummerordning (Äldst överst i bunten, yngst längst ner)

Tänk på att materialet ofta ska förtecknas in i ett redan existerande arkiv som redan är sorterat enligt en viss ordning. Kolla med Stadsarkivet om du är osäker.

Observera att protokoll på papper från styrelser och stämmor ska skickas till bokbinderi för inbindning innan de levereras till Stadsarkivet. Om bolaget har gått över till digital signering av protokoll mitt i ett kalenderår, så ska hela det årets protokoll ändå skrivas ut och bindas in.
Läs mer om inbindning av protokoll.

De sorterade handlingarna ska nu läggas i arkivbeständiga aktomslag och arkivkartonger.

Ett aktomslag är ett stort arkivbeständigt papper (460x300 mm) som håller ihop och skyddar ett papper eller en bunt med samma typer av papper. Om det är en så stor bunt med papper att den inte får plats i en arkivkartong ska du dela upp bunten i flera aktomslag och lägga i flera arkivkartonger.

Exempel 1: Handlingarna "APT-protokoll 2020" är så många att de inte får plats i en arkivkartong. Dela då upp bunten och specificera innehållet till exempelvis "APT-protokoll 2020 januari-juni" och nästa "APT-protokoll 2020 juli-december".

Exempel 2: Ett aktomslag kan innehålla alla projekthandlingar från något visst projekt, eller en personalakt för en person som jobbat inom kommunen, en elevakt eller någon enhets alla APT-protokoll från år 1995.

Instruktion för text på aktomslaget

Aktomslag, en med handskriven text och en med maskinskriven text. På båda omslagen står: "Örebro kommun, Exempelnämnden, Personalakter, Namn".

Skriv så här i övre högra hörnet:

På aktomslaget skriver du tydligt med arkivbeständig penna i övre högra hörnet:

  • Namnet på arkivbildaren  (dvs vilket kommunalt bolag eller friskola som handlingen kommer ifrån)
  • Handlingstyp (vilken sorts handlingar det är, till exempel protokoll, diariehandlingar, personalakter, betyg. Handlingstyper finns listade i arkiveringsplanen KA)
  • Specificering av innehållet Denna rad varierar beroende på vilka handlingstyper du arkiverar i aktomslaget.
    Exempel: januari–maj, ärendenummer, klass, personnummer (alltid enligt ÅÅÅÅMMDD-XXXX), namn (alltid enligt: Efternamn, Förnamn) osv.

Kontakta Stadsarkivet om du är osäker på hur du ska formulera dig.

Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades till exempel 2011–2013, skriv alltid år med fyra siffror: ÅÅÅÅ.

 

Sortera aktomslagen

Exakt hur du ska sortera beror på vilken typ av information du arkiverar.

Aktomslagen kan exempelvis sorteras enligt:

  • alfabetisk ordning (vid namn är det alltid enligt "Efternamn, Förnamn", med A överst i kartongen, till Ö),
  • kronologisk ordning (då överst i, till nu)
  • efter diarie- eller ärendenummer (lägst nummer överst i kartongen)
  • personnummer (äldst person överst).

Tänk på att

  • Om flera hundra år ska man kunna läsa vad du skrivit.
  • Materialet ofta ska förtecknas in i ett redan existerande arkiv som är enligt en viss ordning. Vad som passar bäst beror på vilken slags handling det är. Är du osäker, hör av dig till Stadsarkivet.

Vik kartongen

Se filmen: Så här viker du kartongen.

Så här fyller du kartongen:

  • Du behöver inte lägga bara ett aktomslag per arkivkartong. Fyll på med aktomslag som innehåller samma typer av handlingar tills det är ca 5 mm tomt utrymme kvar.
  • Se till att handlingarna läggs in på rätt sätt, se bild nedan. Kartongerna ska gå lätt att stänga, använd inte tejp eller snören kring de stängda kartongerna.
  • Det finns två storlekar på godkända arkivkartonger: 5,5 cm eller 8 cm breda.

Sammanfattning av kartongens innehåll

En sammanfattning av hela kartongens innehåll ska skrivas med blyerts på ryggen med "halvmånen" på varje kartong:

  • Arkivbildare
  • Handlingstyp
  • Specificering
  • Årsomfattning

Arkivkartongerna får inte vara skadade eller påskrivna med något annat än blyerts, då blir leveransen felaktig.

Öppen brun kartong. Akter ligger i.
Två bruna kartonger, med blyertsskriven text: Exempelnämnden, Personalakter, Födda

Tänk på:

Sekretess?

Levererar du handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till Stadsarkivet så länge sekretessen gäller. Sekretessen ska markeras.

Skyddade personuppgifter?

Innehåller handlingarna skyddade personuppgifter ska detta markeras enligt överenskommen rutin så att denna information följer med till Stadsarkivet.

Checka av:

  • Har arkivbeständigt material används? Papper, aktomslag runt alla buntar, arkivkartonger.
  • Är allt sorterat? Arkivbildare, handlingstyper...
  • Eventuell sekretess och skyddade personuppgifter är markerade enligt rutin
  • Hur många arkivkartonger är det?

Leveranskvitto per arkivbildare

Fyll i ett leveranskvitto direkt på datorn.

På leveranskvittot specificerar du vad arkivleveransen innehåller (vilka handlingstyper, år och hur många arkivkartonger) och varifrån den kommer (vilken arkivbildare). Det finns åtta rader för handlingstyper, om leveransen innehåller mer än åtta handlingstyper är det bara fortsätta fylla i ett nytt kvitto.

Observera att det är ett leveranskvitto per arkivbildare. Om du ska leverera arkivmaterial från fler än en arkivbildare på samma gång behöver du alltså fylla i ett leveranskvitto per arkivbildare.

Maila kvittot till stadsarkivet@orebro.se som en bifogad fil för att boka tid för leverans.
Skriv gärna ut det ifyllda kvittot och lägg med leveransen.


Bud, inte internpost

Det är ni som arkivlämnare som ansvarar för att arkivleveransen transporteras säkert till Stadsarkivet. Meddela budet att det är arkivhandlingar som ska transporteras, så de vidtar extra försiktighet.

Kontakta Stadsarkivet för att boka en tid så vi kan ta emot leveransen.


Mottagen leverans

Du får ett ifyllt leveranskvitto i retur, som bevis på att vi mottagit och godkänt arkivleveransen. Ibland tar vi kontakt med dig igen om du behöver komplettera något. Om leveransen är grovt felaktig skickar vi tillbaka den till dig. Du får då boka bud för upphämtning eller själv hämta materialet på Stadsarkivet.

När leveransen är godkänd och mottagen övergår informationsansvaret till arkivmyndigheten, det vill säga Kommunstyrelsen.

Senast uppdaterad:

Publicerad:

Kontakta Örebro stadsarkiv

Politiskt ansvar

Kontakta Örebro kommuns servicecenter

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 8–16.30

Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10

Öppettider: Vardagar kl. 10–16

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se