Leveranser av pappershandlingar
Generella instruktioner att följa när du ska förbereda en arkivlevererans av pappershandlingar från ett kommunalt bolag.
Att tänka på
- Kontakta Stadsarkivet om du har frågor kring en planerad arkivleverans.
- Handlingarna kan levereras tidigast fem år efter att de avslutats i verksamheten.
- Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras.
- Om leveranserna är grovt felaktiga och inte följer nedanstående instruktioner kommer Stadsarkivet sända tillbaka leveransen till er för att åtgärdas.
- Är du osäker på hur du ska förbereda leveransen? Kontakta oss!
Arkivbeständigt material
Det du ska arkivera måste hålla och kunna bära information under obegränsad tid.
- Aktomslag
- Arkivkartonger, 55 mm breda.
- Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”.
- Arkivbeständigt papper, som ska användas för exempelvis betygsoriginal, vissa protokoll och avtal.
Uppfyllda krav enligt Svensk standard SS-ISO 16245:2010 och enligt riksarkivets RA-FS 2012:8/RA-FS 2006:04.
Leverans till Stadsarkivet
De sorterade handlingarna ska nu läggas i arkivbeständiga aktomslag och arkivkartonger.
Ett aktomslag är ett stort arkivbeständigt papper (460x300 mm) som håller ihop och skyddar ett papper eller en bunt med samma typer av papper. Om det är en så stor bunt med papper att den inte får plats i en arkivkartong ska du dela upp bunten i flera aktomslag och lägga i flera arkivkartonger.
Exempel 1: Handlingarna "APT-protokoll 2020" är så många att de inte får plats i en arkivkartong. Dela då upp bunten och specificera innehållet till exempelvis "APT-protokoll 2020 januari-juni" och nästa "APT-protokoll 2020 juli-december".
Exempel 2: Ett aktomslag kan innehålla alla projekthandlingar från något visst projekt, eller en personalakt för en person som jobbat inom kommunen, en elevakt eller någon enhets alla APT-protokoll från år 1995.
Instruktion för text på aktomslaget
Skriv så här i övre högra hörnet:
På aktomslaget skriver du tydligt med arkivbeständig penna i övre högra hörnet:
- Namnet på arkivbildaren (dvs vilket kommunalt bolag eller friskola som handlingen kommer ifrån)
- Handlingstyp (vilken sorts handlingar det är, till exempel protokoll, diariehandlingar, personalakter, betyg. Handlingstyper finns listade i arkiveringsplanen KA)
- Specificering av innehållet Denna rad varierar beroende på vilka handlingstyper du arkiverar i aktomslaget.
Exempel: januari–maj, ärendenummer, klass, personnummer (alltid enligt ÅÅÅÅMMDD-XXXX), namn (alltid enligt: Efternamn, Förnamn) osv.
Kontakta Stadsarkivet om du är osäker på hur du ska formulera dig.
Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades till exempel 2011–2013, skriv alltid år med fyra siffror: ÅÅÅÅ.
Sortera aktomslagen
Exakt hur du ska sortera beror på vilken typ av information du arkiverar.
Aktomslagen kan exempelvis sorteras enligt:
- alfabetisk ordning (vid namn är det alltid enligt "Efternamn, Förnamn", med A överst i kartongen, till Ö),
- kronologisk ordning (då överst i, till nu)
- efter diarie- eller ärendenummer (lägst nummer överst i kartongen)
- personnummer (äldst person överst).
Tänk på att
- Om flera hundra år ska man kunna läsa vad du skrivit.
- Materialet ofta ska förtecknas in i ett redan existerande arkiv som är enligt en viss ordning. Vad som passar bäst beror på vilken slags handling det är. Är du osäker, hör av dig till Stadsarkivet.
Vik kartongen
Så här fyller du kartongen:
- Du behöver inte lägga bara ett aktomslag per arkivkartong. Fyll på med aktomslag som innehåller samma typer av handlingar tills det är ca 5 mm tomt utrymme kvar.
- Se till att handlingarna läggs in på rätt sätt, se bild nedan. Kartongerna ska gå lätt att stänga, använd inte tejp eller snören kring de stängda kartongerna.
- Det finns två storlekar på godkända arkivkartonger: 5,5 cm eller 8 cm breda.
Sammanfattning av kartongens innehåll
En sammanfattning av hela kartongens innehåll ska skrivas på varje kartong. Skriv med blyerts på ryggen på den långsida där det finns en perforerad halvcirkel:
- Arkivbildare
- Handlingstyp
- Specificering
- Årsomfattning
Arkivkartongerna får inte vara skadade eller påskrivna med något annat än blyerts, då blir leveransen felaktig.
Senast uppdaterad:
Publicerad:
Tack för ditt svar!
Berätta gärna vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss. Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.
Om du ändå skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av Kommunstyrelsen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.
Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.
Tack för ditt svar!
Du har nu hjälpt oss att förbättra våra webbplatser.