Arkivvård

Enligt lag ska myndigheter och kommunala bolag ansvara för vården av sitt arkiv. Det innebär att säkerställa att ordningen i arkivet upprätthålls och att innehållet i arkivet beskrivs och förtecknas så allmänheten lätt kan ta del av de allmänna handlingarna.

Stadsarkivet bistår genom tillsyn och rådgivning.

Arkivvård hos kommunala bolag

Informationen under denna rubrik är riktad till de kommunala bolagen

Offentlighets- och sekretesslagen är tillämplig på företag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (för vidare definition, se 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen).

Även arkivlagen gäller för dessa juridiska personer. De kommunala bolagen ska även följa Örebro kommuns Arkivreglemente som innehåller mer specifika bestämmelser om hur vi efterföljer arkivlagens bestämmelser.

Länk till Arkivreglementet.

Som grund för arkivvården ska det kommunala bolaget

Ha arkivansvarig och arkivredogörare införstådda med sina uppdrag

En eller flera arkivredogörare ska utses. Som arkivredogörare samarbetar du med stadsarkivet i arkivfrågorna.

Läs mer om arkivansvarig och arkivredogörare.

Organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas

Den information/de handlingar som uppkommer i verksamheten hör till bolagets arkiv. Både analoga handlingar och digital information i olika system. Handlingarna i bolagets arkiv är allmänna handlingar.

Läs mer om allmänna handlingar hos kommunala bolag. Pdf, 138.5 kB.

Hålla arkivet ordnat och registrera sekretessbelagda handlingar

Det är lagkrav på att registrera sekretessbelagda handlingar men det kan vara till stor nytta att registrera/diarieföra i större utsträckning än så. Då hålls bolagets allmänna handlingar ordnade och återsökningsbara.

Ett diarium ska innehålla:
1. datum då handlingen kom in eller upprättades,
2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen,
3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och
4. i korthet vad handlingen rör
(OSL kap 5)

Bolaget kan ordna sitt närarkiv genom att

Inventera samtliga arkivhandlingar.
Avgränsa arkivet, fastställ vilka handlingar som skall bevaras och vilka som ska gallras (regler om bevarande och gallring står i arkiveringsplanen).

Placera bevarandehandlingarna för sig och handlingar som ska gallras för sig. Markera vad som ska gallras och när det ska gallras (gallringsfristerna står i arkiveringsplanen).

Dokument/information som inte är allmänna handlingar ska rensas ut. Ta bort handlingar av kortfristigt intresse samt kopior. I pappershandlingar ska gem, plastfickor etc. avlägsnas.

Rensningen skall utföras av person med kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet, normalt den som handlagt ärendet. Med fördel sker denna så kallade aktrensning i samband med att ärendet eller projektet avslutas.
Lägga arkivhandlingarna i förvaringsenheter.

Pappershandlingar kan ordnas i arkivkartonger redan vid aktrensning i samband med att de placeras i närarkivet. Då rensar och ordnar man kontinuerligt, så snart originalhandlingen inte behövs användas ute i verksamheten. Exempelvis så snart ett projekt är avslutat eller ett styrelsemötesprotokoll expedierat.

Annars kan bolaget utföra detta arbete i samband med leverans till stadsarkivet.
Läs mer om arkivering och leverans av pappershandlingar.

För digitala dokument som inte hör till något system används samma princip. Rensa och särskilj bevarandehandlingar från gallringshandlingarna. Markera när gallring av mapparna med gallringsbara handlingar ska ske.
Läs mer om arkivering och leverans av digital information.

Vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet

De av Riksarkivet utfärdade föreskrifterna, allmänna råden och tekniska kraven tjänar som norm.

Föreskrifterna gäller de delar av bolagets arkiv som skall bevaras för framtiden eller av sekretesskäl kräver särskilda förvaringsåtgärder. Bolaget ansvarar också för att handlingar som ska gallras framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs, oavsett media.

Skrivarpapper, -bläck och pennor som används till dokument som ska bevaras måste hålla arkivstandard. Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”.

Digitala filer ska sparas i arkivbeständiga format.
Läs mer om arkivering av digitala dokument.

Upprätta en arkivbeskrivning

Arkivbeskrivningen visar om vilka slag av handlingar som kan finnas i bolagets arkiv och hur arkivet är organiserat. Beskrivningen skall vara kortfattad och uppställd på ett sätt som gör den lättförståelig.

Arkivbeskrivningen skall visa myndigheternas arbetsuppgifter och organisation, arkivets struktur, samt vilka gallringsregler som tillämpas. Arkivbeskrivningen skall också upplysa om vem eller vilka personer som ansvarar för myndighetens arkivvård.

Beskrivningen skall uppdateras årligen, genom att fylla i arkivbeskrivningsformuläret och skicka in till stadsarkivet.
Länk till arkivbeskrivningsformulär. Doc, 71 kB.

Upprätta en arkivförteckning

Arkivförteckningen är en systematisk redovisning, en innehållsförteckning, över de allmänna handlingarna hos bolaget. Alla bevarandehandlingar, oavsett media, ska tas med. Syftet med förteckningen är att möjliggöra för återsökning i arkivmaterialet som förvaras hos bolaget.

När stadsarkivet efter genomförd leverans har övertagit vården av arkivet kommer stadsarkivet upprätta en arkivförteckning över det bevarandematerial som finns slutarkiverat. Dessa arkivförteckningar publiceras på stadsarkivets hemsida.
Läs mer om arkivförteckningarna över stadsarkivets material.

Följa arkiveringsplanen

Den kommungemensamma arkiveringsplanen beskriver de allmänna handlingarna oavsett media. Arkiveringsplanen fastställer bevarande/ gallringsnivåerna per verksamhetsområde och verksamhetssystem. Planen fastställs av arkivmyndigheten.

Bolagen har skyldighet att fortlöpande meddela stadsarkivet om handlingstyper tillkommer, upphör eller omfattas av ändrade lagkrav. Detta görs genom att fylla i formuläret Förslag till KA och skicka in till stadsarkivet.
Läs mer om den kommungemensamma arkiveringsplanen.
Länk till Förslag till KA. Pdf, 96.5 kB.

Skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst

Som exempel: ha närarkivet låst, sekretssbelagda handlingar i arkivskåp, ha säkrade servrar och begränsa åtkomsten till system.

Verkställa föreskriven gallring i arkivet

Syftet med gallringen är att begränsa tillväxten av de allmänna handlingarna, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. Gallring skall alltid dokumenteras.
Läs mer om gallring av pappershandlingar.
Läs mer om gallring av digital information.

Överlämna bevarandematerial efter överenskommelse med stadsarkivet

Slutlig förvaring av mottaget arkivmaterial oavsett media skall ske på stadsarkivet.

Stadsarkivet mottar handlingar som enligt fastställd kommungemensam arkiveringsplan ska bevaras för framtiden.

Arkivleverans får ske först efter överenskommelse med stadsarkivet. Vid överlämnandet till stadsarkivet skall handlingarna vara rensade och ordnade efter stadsarkivets anvisningar.
Läs instruktioner för leverans av arkiv.

Senast uppdaterad: 17 juni 2021

Publicerad: 19 september 2016

Tack för ditt svar!

Berätta vad vi kan göra bättre på den här sidan för att förbättra webbplatsen! Vi har ingen möjlighet att svara, men dina synpunkter är värdefulla för oss.

Tänk på att inte skicka in personuppgifter. Om du vill ha svar på en fråga kan du istället använda formuläret ”Lämna en synpunkt”.

Om du skickar in personuppgifter via detta formulär hanteras uppgifterna av webbredaktionen och kan eventuellt lämnas vidare till annan verksamhet inom Örebro kommun i syfte att förbättra vår service.

Här hittar du mer information om hur vi hanterar personuppgifter.