Leveranser av pappershandlingar

Handlingarna kan levereras tidigast fem år efter att de färdigställts och avslutats i verksamheten. Stadsarkivet tar inte emot handlingar som ska gallras. Verksamheterna ska själva sköta gallringen, titta i KA och kontakta stadsarkivet vid frågor. Läs mer om gallring.

När stadsarkivet tar emot de avslutade handlingarna övertar vi vården och ansvaret för handlingarna samt utlämnande av allmän handling. Levererar ni handlingar där det råder sekretess, så följer de reglerna med till stadsarkivet så länge sekretessen gäller. Protokoll från nämnder, styrelser och stämmor ska skickas till bokbinderi för inbindning innan de levereras till stadsarkivet. Läs instruktioner om inbindning här.

Gör så här inför leverans

Rensa

Rensa bort plastfickor, gem, gummiband, post-it-lappar och dubbletter från arkivhandlingarna. I möjligaste mån ska även häftklamrar undvikas.

Plastfickor kan skada pappret, texten fastnar i plasten. Gem och häftklamrar kan ge rostfläckar på handlingarna. Gummisnoddar torkar och mister sin funktion. Post-it-lappar ska inte arkiveras.

Aktomslag

Lägg handlingarna i ett aktomslag, för att skydda och hålla dem lätt åtskilda. Skriv för hand eller använd kopieringsmallar.

På omslaget skriver du med arkivbeständigt bläck i övre högra hörnet:

• ÖREBRO KOMMUN
• Arkivbildare (nämnd, styrelse, vilken skola, bolag eller verksamhet som upprättat handlingen)
• Handlingstyp (vilken sorts handlingar det är, t.ex. protokoll, diariehandlingar, personalakter, betyg, personakter, elevakter eller dylikt. Handlingstypen motsvarar serierubriken i den färdiga arkivförteckningen. Alla handlingstyper står med i KA.)
• Specificering av innehållet t.ex. januari–maj, ärendenummer, klass, personnummer (alltid enligt ÅÅÅÅMMDD-XXXX), namn (alltid enligt: Efternamn, Förnamn) osv.
• Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades (t.ex. 2011–2013, skriv alltid år med fyra siffror!)
  

OBS! Texta tydligt. Tänk på att man om flera hundra år ska kunna läsa vad du skrivit.

Hör av dig till stadsarkivet om du istället vill ha kopieringsmallar till dina aktomslag. Du kan då kopiera aktomslagen med rätt text utan att skriva för hand. 

Arkivbeständigt material måste användas

• Pennor med arkivbeständigt bläck är märkta ”Svenskt arkiv”.
• Skrivarbläck
• Arkivpapper
• Arkivkartonger, 55 mm eller 80 mm breda.
• Aktomslag

Läs på intranätet om hur du beställer materialet.

Sortera

Sortera de fyllda och påskrivna aktomslagen i lämplig ordning – exempelvis alfabetisk ordning, nummerordning, datumföljd, efter diarienummer eller ärendebeteckning. Vad som passar bäst beror på vilken slags handling det är. Är du osäker, hör av dig till stadsarkivet!

Arkivkartonger

Såhär viks arkivkartongen:

Ingen tejp eller snören kring kartongerna.

Lägg handlingarna i arkivkartonger. Inte för mycket i varje kartong – då går kartongerna sönder. Inte för lite i varje kartong – då arkiverar vi luft. Lämna ca 5 mm luft i kartongerna. Se till att handlingarna läggs in på rätt sätt.

Det finns två storlekar på godkända arkivkartonger: 5,5 cm eller 8 cm ryggbredd.

OBS! Skriv med blyerts på utsidan av kartongen!  Skriv en sammanfattning av vad kartongen innehåller på ryggen på varje kartong. Arkivbildare, handlingstyp, specificering, år. Informationen gäller hela kartongens innehåll. Stadsarkivet skriver sedan enhetliga etiketter. Bläck och tusch som sticker fram under etiketten är inte snyggt.

Kontakta Stadsarkivet

Kontakta oss innan du sänder leveransen (det räcker med ett telefonsamtal). Då kan vi ta emot den på bästa sätt.

Leveranskvitto

Fyll i ett leveranskvitto Docx, 47.4 kB. (Docx, 47.4 kB) direkt på datorn, mejla kvittot som en bifogad fil.

Skriv även ut det ifyllda kvittot och lägg med leveransen. Du får sedan ett leveranskvitto i retur, som bevis på att vi mottagit leveransen.