Tillsyn och rådgivning

En del i tillsynsarbetet är egenkontrollen, som är uppbyggd som en enkät, vars svar belyser i vilken mån organisationen uppfyller lagstiftningens krav på dokumenthantering och offentlighetsstruktur. Den är tänkt att utföras med jämna mellanrum.

De arkivansvariga vid myndigheten ansvarar för att egenkontrollen genomförs inom en månad från det att stadsarkivet skickat ut formuläret. En god idé kan dock vara att jobba tillsammans i en liten arbetsgrupp med arkivansvariga, registratorer och annan central administrativ personal. I samband med egenkontrollen kan det vara lämpligt att även boka möten mellan stadsarkivet och berörd personal i förvaltningen, för att räta ut frågetecken och planera utbildningsinsatser som påkallas till följd av genomförd egenkontroll.

Egenkontrollen ska inte ses som ett övervakningsinstrument, utan är menat att fungera som en kvalitetshöjande process: när egenkontrollen visar på brister hos myndigheterna, så kan stadsarkivet erbjuda råd och/eller utbildning för att tillsammans med myndighetens personal avhjälpa bristerna. Egenkontrollen ger alltså möjlighet till kontakt och dialog mellan arkivmyndighet och övriga myndigheter.

För att egenkontrollen ska ha någon praktisk effekt så kan dock stadsarkivet förelägga berörd myndighet att vidta åtgärder för att avhjälpa allvarligare brister.