Skicka dokument för digital underskrift

Den här guiden visar hur du skickar ett dokument för digital signering/underskrift från arbetsdokumentytan i W3D3.

1. Lägg in dokumentet som ska signeras på arbetsdokumentytan på ditt ärende. Om dokumentet är på papper, skannar du först in det enligt Rutin för att skapa mapp för säker mellanlagring och skanning till W3D3.

2. Byt namn på dokumentet innan du laddar upp det, så att det beskriver innehållet och är lätt att hitta i efterhand. Inskannade dokument får till exempel ibland namn som 201202252023314005.pdf. Du kan även byta namn i W3D3 via i-ikonen på dokumentlistan.

3. Klicka på ikonen för Skapa signeringsuppdrag.

4. Välj vilka som ska signera genom att antingen Lägga till eller Importera signatär.

Lägg till signatär

4a. Välj ikonen för Lägg till signatär och fyll i mottagarens namn, e-post och personnummer. Klicka på Spara.

Importera signatär

4b. Klicka på Importera signatärer från adressboken och sök fram mottagaren.

Markera ett eller flera namn i listan och klicka på Importera signatär(er). Notera att du kan bara välja de som har personnummer och e-post.

5. Klicka du på ikonen för Skicka signeringsuppdraget.

6. En dialogruta visas där du kan ändra filnamnet på det dokument du ska skicka. Här kan du även lägga in en stämpel; en text som visas i övre högra hörnet på varje sida i PDF-dokumentet.

Exempel på stämpeltext som visas på varje sida i dokumentet.

Se status och hantera signeringsuppdraget

1. När dokumentet är skickat kan du följa vad som händer på statusraden under dokumentet på arbetsdokumentytan. Ett uppdrag kan ha följande status:

  • Pågår: Dokumentet har skickats till mottagarna
  • Signerat: Dokumentet är undertecknat av alla signatärer
  • Avslaget: En eller flera signatärer har valt att avslå dokumentet (används mest i samband med nämndprotokoll som ska justeras)
  • Återkallat: Den som skickat signeringsuppdraget har valt att återkalla det.

2. Du kan återkalla ett skickat signeringsuppdrag, om du till exempel upptäcker fel som måste åtgärdas.

Klicka på ikonen för Återkalla signeringsuppdraget (STOP-ikonen). Dokumentet tas då bort och ingen av signatärerna kan signera dokumentet.

3. Status Avslaget innebär att signatären har valt att inte signera/godkänna dokumentet. I fältet Kommentar från signatär visas den kommentar som måste anges när ett dokument avslås.

När ett dokument avslås eller återkallas gör du eventuella justeringar i det ursprungliga dokumentet, och skickar ut ett nytt signeringsuppdrag.

4. När dokumentet är signerat av alla ska det fastställas i W3D3. Klicka på ikonen för Registrera filen som en ny handling i ärendet.

Det signerade dokumentet hamnar då under Handlingar på ärendekortet och du kan radera det ursprungliga dokumentet..

5. Om dokumentet är ett delegationsbeslut måste det anmälas till nämnd. Då ska handlingsstatus sättas till Delegationsbeslut.

Tänk på att hantera insamling av personuppgifter på ett säkert sätt. Använd befintliga Rutiner för säker mellanlagring och hantering av sekretessklassad information.

Senast uppdaterad:

Publicerad:
Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Tack för ditt svar!

Tack för ditt svar!